Система исполнительной документации: как устроено электронное ведение ИД

Система исполнительной документации помогает вести документооборот как последовательный процесс: формировать документ, отправлять на проверку, отрабатывать замечания и подписывать. Такая система упрощает взаимодействие участников и максимально сокращает ручные манипуляции. Разберем, что входит в состав исполнительной документации (ИД) и как ее вести в электронном виде.

Исполнительная документация — это набор документов, которые подтверждают  фактическое выполнение строительных работ. Исполнительная документация указывает, по какой проектной документации выполнялось строительство, какие технические решения, технологии и материалы были использованы, какие работы выполнялись и в какой последовательности. Сюда же относятся результаты испытаний и экспертиз, паспорта на оборудование, данные об устранении недостатков и многое другое.

Исполнительная документация должна формироваться по ходу выполнения работ. Это похоже на конвейер: одни документы готовятся, другие проходят согласование, третьи возвращаются с замечаниями, четвертые уже подписаны.

Однако чем больше объект и число участников, тем сложнее управлять этим процессом. Поэтому часто исполнительную документацию готовят только к закрытию этапа. Происходит это во многом потому, что контролировать подготовку ИД вручную с помощью таблиц, писем и мессенджеров слишком сложно.

Система позволяет не только оформить содержание конкретного документа, но и отследить его путь, в том числе:

• финальная ли это версия;
• кто должен его дальше согласовать;
• были ли к нему замечания;
• были ли они устранены;
• корректные ли цифры;
• каких смежных документов еще не хватает.

Процесс выглядит так:

Отдельная задача — это контроль статусов документов и история изменений. Один и тот же документ может проходить несколько кругов согласований. Без контроля версий и истории замечаний сроки работы с документом неконтролируемо растут.

В этой статье мы рассмотрим платформу «Цифровое управление строительством» (ЦУС). В ЦУС есть отдельный функциональный блок по работе с исполнительной документацией, где документы связаны сквозными процессами с другими модулями и данными проекта, и где одновременно могут работать заказчик, подрядчик, проектировщик и строительный контроль.

Состав исполнительной документации зависит от типа объекта, видов работ и утвержденного перечня. Поэтому единого набора документов, одинакового для любого строительства, нет.

Основные документы: комплект рабочих чертежей со штампом «в производство работ», акты освидетельствования работ и конструкций, исполнительные схемы и чертежи, журналы работ, результаты испытаний, документы о качестве материалов и другие документы.

Исполнительная документация регулируется следующими нормативными актами:

Основной документ — Приказ Минстроя России № 344/пр от 16 мая 2023 года. Он устанавливает состав и порядок ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции и капитальном ремонте объектов капитального строительства.

Приказ № 369/пр от 23 июня 2025 года внес изменения в требования к электронной ИД, в том числе к форматам данных.

С 1 октября 2025 года действует ГОСТ Р 70 108−2025 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде».

Таким образом, нормативные акты определяют состав исполнительной документации, формат, требования к их оформлению и порядок обмена.

Исполнительную документацию можно вести в электронном виде без бумажных носителей. Но электронная форма — это не просто пересылка сканов подписанных  актов по почте. Меняется путь документа: его формат, способ подписания, хранения и контроля. 

Действующие требования предусматривают ведение ИД как на бумаге, так и в электронном виде. Заказчик сам выбирает способ для конкретного объекта.

Нередко на практике используется гибридный формат: часть документов в бумаге, часть в электронном виде. 

Минстрой последовательно стандартизирует электронные формы документов. Они публикуются в виде открытых XML-схем. Если соответствующей XML-схемы пока нет, можно использовать другие форматы, например, DOC, XLS, PDF, DWG и другие.

Для цифровых информационных моделей после изменений 2025 года отдельно предусмотрены открытые форматы данных.

Конкретный формат зависит от типа документа и действующих требований. Поэтому выбирать его только по удобству команды нельзя.

В цифровых системах для юридически значимого подписания ИД используется электронная подпись. При этом действующий порядок предусматривает применение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), но в некоторых случаях допускается использование усиленной неквалифицированной электронной подписи.

В рамках работы с информационной системой это означает, что подписание становится частью процесса работы с документом: нужно определить подписантов, выдать им электронные доверенности (МЧД), выпустить электронные подписи, подключить к системе документооборота (ЭДО).

Требования к информационной системе для хранения и ведения исполнительной документации в электронной форме прямо указаны в п. 9 Приложения № 2 к Приказу Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр.

Информационные системы должны поддерживать:

• Резервное копирование электронных исполнительных документов.
• Резервное копирование электронных подписей в составе метаданных документов.
• Восстановление документов и метаданных из резервных копий.
• Протоколирование доступа к исполнительной документации.
• Сохранение сведений об операциях с документами и их метаданными.
• Автоматизированное ведение электронных журналов.

В электронных журналах фиксируются:

• точное время размещения информации;
• время и факт ее изменения;
• время и факт удаления;
• содержание внесенных изменений.

Также информационные системы должны выполнять требования по информационной безопасности и обработке персональных данных.

Как правило, облачное хранилище с PDF решает только задачу хранения файлов и не отвечает требованиям по ведению ИД в электронном виде.

На основе данных о фактически выполненных работах в электронной системе формируются акты исполнительной документации и закрывающие акты КС-2 и КС-3.

В случае бумажного процесса сначала нужно собрать данные о выполненных работах и объемах, проверить исполнительные схемы и чертежи, подтвердить или пересчитать объемы. Затем эту информацию нужно перенести в таблицы, потом сделать акты, собрать приложения. Одни и те же данные несколько раз копируются из одного места в другое и передаются между разными сотрудниками.

В системах уровня ЦУС большую часть этих действий можно автоматизировать.

Например, сроки и объемы выполненных работ зафиксированы в графике производства работ и журналах. Сведения о примененных материалах — в журнале входного контроля, а стоимость работ, их объемы — в смете.

На основе выбранной работы в ГПР можно сформировать акт в системе. Часть полей автоматически заполнится, например, обязательные реквизиты, наименование работ, сроки выполнения, учет в журналах работ и т. д.

Исполнительный документ также можно создать из позиции сметы. Аналогично доступная информация автоматически заполняется на основе данных сметы и других справочников.

Исполнительный акт можно создать на основе записей общего журнала работ. Если работа уже зафиксирована в журнале, документ не нужно создавать полностью с нуля.

Похожий принцип работает с материалами. Если с работой связаны материалы из журнала входного контроля, сведения о них могут использоваться при подготовке соответствующего акта ИД.

Материал уже прошел входной контроль, информация о нем и сопроводительные документы есть в системе. Поэтому эти сведения не приходится каждый раз заново искать и вручную переносить в исполнительный документ.

Сведения об участниках строительства и ответственных лицах также заполняются автоматически. В ЦУС уже заведены юридические и физические лица и ответственные. В системе также могут храниться сведения о документах о назначении, включая доверенности и сроки их действия. Эти данные используются при формировании документов.

В итоге система исполнительной документации автоматизирует не только создание отдельных документов, но и повторное использование уже накопленных данных проекта. Смета, ГПР, журналы работ, входной контроль и справочная информация становятся источниками данных для ИД. Это сокращает количество повторных ручных операций и снижает риск расхождений при переносе информации между разными документами.

Документооборот происходит полностью в электронном виде. После того как исполнительный документ создан, его необходимо согласовать с другими участниками строительства. Если к документу появляются замечания, их нужно исправить, сохранить новую версию и отправить документ на повторное согласование, а после его завершения — подписать.

Обычно в согласовании участвуют генподрядчик, заказчик, технический заказчик, проектировщик, строительный контроль.

В ЦУС создаются типовые шаблоны согласования и подписания для разных типов документов. В них указывают конкретных пользователей или роли/группу ролей, а также последовательность прохождения документа. Маршрут может быть последовательным, параллельным или смешанным.

Если к документу появляются замечания, дальнейший процесс зависит от настроенного маршрута. При последовательном согласовании документ возвращается на доработку, при параллельном — все участники оставляют замечания, после чего консолидированный документ возвращается к автору. Далее создается новая версия и она отправляется на повторное согласование. При этом предыдущие версии сохраняются.

В ЦУС по каждому документу хранится история: кто и когда работал с документом, какие замечания вносились, кто и когда их исправил. Это позволяет контролировать, какая версия сейчас актуальна, и при необходимости восстановить всю цепочку работы с исполнительным документом.

Если же работа происходит через мессенджеры и почту, то часто отправляют не тот файл, комментарии вносятся в разные документы, потом их нужно сводить вручную, часть замечаний теряются. В цифровой платформе риск подобных ошибок сведен к минимуму.

Преимущество электронной системы перед ручным процессом — это возможность подписать документ с помощью цифровой подписи сразу после согласования. Это сокращает сроки подписания, так как бумажные версии необходимо отправить по почте каждому участнику строительства на подпись по очереди.

Если предположить, что у документа всего 4 адресата и они находятся в одном городе, то подписание займет минимум 4 рабочих дня. А в реальности — от 7 до 14 дней с учетом логистики в другие города и задержки на обработку входящей корреспонденции. Подписание с помощью УКЭП занимает максимум 1 день. 

Состояние исполнительной документации контролируется по воронке статусов: сколько документов создали, отправили на согласование, по скольким получили замечания, отправили повторно, сколько подписали.

На большом объекте только на одном этапе строительства могут формироваться  сотни документов. А полный объем исполнительной документации в бумажном виде может занимать несколько грузовиков.

Поэтому принципиально важно отслеживать движение документации: какие документы задерживаются относительно заявленного времени, где находится узкое место — и выводить это в виде дашбордов или понятной аналитики.

Аналитика по исполнительной документации должна показывать статусы подготовки документов.

Также удобно иметь возможность фильтровать документы по:

• типам, 
• авторам, 
• видам замечаний, 
• ответственным,
• соотношению актуальных и закрытых замечаний.

Для чего это нужно? В первую очередь для того, чтобы видеть негативные сценарии. Например:

• большое количество документов зависает на согласованиях;
• замечания копятся, но не устраняются;
• у определенных сотрудников завышены сроки работы с документами;
• преобладает какой-то конкретный тип замечаний.

При этом не важно, какое количество актов создано на объекте, важно понимать, как эти документы движутся по воронке статусов работы с исполнительной документацией.

Даже один зависший акт задержит всю приемку.

Реестры помогают увидеть и проконтролировать, выпущен ли комплект ИД к определенным работам. При больших объемах проще контролировать не отдельные документы, а комплекты.

Реестр — это комплект исполнительной документации. Он может быть минимальным: акты + приложения (схемы, чертежи, сертификаты и др.), а может включать партию актов с дополнениями.

Чтобы контролировать ИД посредством реестров, система должна позволять формировать реестры и отслеживать их статусы.

При работе с большим количеством документов проявляется главное преимущество электронной исполнительной документации: нужные документы можно быстро найти и скачать по реестрам, этапам, периодам или конкретным типам.

Например, можно собрать все акты освидетельствования скрытых работ за определенный период и выгрузить их одним архивом.

Таким образом, большие объемы исполнительной документации можно обрабатывать без ручного поиска нужных файлов по папкам.

Потому что исполнительная документация должна подтверждать факт выполнения работ. Но Заказчик чаще всего видит полный комплект документации только при закрытии этапа. К сожалению, это распространенная практика.

Происходит это потому, что до окончания этапа факт строительства еще «не стабилизировался». Идут изменения, меняется документация в процессе работы, увеличиваются объемы.

В результате документы начинают проверять уже тогда, когда сами работы давно выполнены, отчего происходит подгонка результата под план.

Если работа ведется в электронной системе, документы появляются на более ранних стадиях. Например, невозможно подписать АОСР без закрытой проверки строительного контроля. За счет этого улучшается качество контроля строительства в целом.

Исполнительная документация должна быть связана с работами, к которым она относится, графиком производства работ, записями в журналах и материалами, чтобы по документу можно было восстановить всю цепочку его появления. Такую связь можно выстроить только через ссылки между электронными документами.

Предположим, что у нас есть скан акта. При закрытии работы придется восстановить документальную цепочку вручную: к какой работе относится документ, в какой период она была выполнена, какие объемы заложены в смете, совпадают ли они с тем, что указано в акте.

Также нужно проверить, были ли сделаны соответствующие записи в журналах работ, кто их сделал, какие материалы указаны и так далее.

В системе управления строительством типа ЦУС связи работают в двух направлениях. Из исполнительного документа можно в обратном порядке отследить, к какой работе он относится, с какой сметой связана эта работа, когда она была выполнена, кто ее проверял и в каких журналах она отражена.

И наоборот: из журнала, ГПР или сметы можно перейти к связанному исполнительному документу и увидеть историю работы с ним.

Также можно связать исполнительную документацию с рабочей документацией, которая была ранее согласована внутри системы, и понять, на основании какого раздела проекта выполнялась работа, какие чертежи и исполнительные схемы к ней относятся и как это соотносится с фактической реализацией.