Как перейти с бумажного документооборота на цифровой

Бумажные документы в строительстве уходят в прошлое. Им на смену приходит ЭДО — электронный документооборот. Файл, заверенный электронной подписью, юридически имеет то же значение, что и бумажный документ, но его не нужно распечатывать. Строительный процесс становится более прозрачным и быстрым, а управление строительством — удобным.

У ЭДО, по сравнению с бумагой, больше плюсов, чем минусов. В первую очередь, это экономия времени и денег, во вторую — снижение количества ошибок в документации, в третью — удобство взаимообмена документами с другими компаниями и государственными органами.

Бесконечный объëм хранилища. С ЭДО не нужны шкафы для хранения бумаги. По нашим расчëтам, на один промышленный объект с суммой капвложений 1 млрд рублей на исполнительную документацию нужно 576 тысяч листов бумаги. Это 18 загруженных автомобилей «Газель» и 2 476 вырубленных деревьев. Электронные документы хранятся на специальном защищённом сервере, они не могут потеряться и им не нужны комнаты с архивами.

Облачный доступ. Все подписанты работают в одном пространстве онлайн. Не нужно ходить с документами от одного человека к другому и подписывать бумаги карандашом. Процесс быстрый и прозрачный: видно, кто и когда подписал, на каком этапе застопорилось. Если ответственное лицо находится на стройке или в командировке, заминок не будет, если есть интернет. Это позволяет не сдавать документы постфактум и не ошибаться в сметах. Все правки можно внести за несколько минут, а подменить, как бумажный вариант — невозможно.

Легко найти любой документ. В ЭДО документ можно найти за несколько секунд: по ключевым словам, дате, подписантам. Можно фильтровать и упорядочивать документы так, как это необходимо в данный момент. Например, выбрать только исполнительную документацию или посмотреть документы по определённому подрядчику. С бумагами это сложно или невозможно, если они нечаянно потерялись.

Управление строительством. ЭДО помогает сделать процессы прозрачными и продолжить цифровизацию. Например, упростить BIM-моделирование.

Как правило, сам переход компании на цифровой документооборот занимает несколько дней, но на принятие решения, переговоры и подготовку может уйти время от нескольких недель.

Договориться с контрагентами. Пожалуй, это самый сложный этап и, как правило, самый долгий. Не все подрядчики готовы обмениваться документами в электронном виде. Это может происходить по разным причинам и не всегда очевидным. Например, не хочется получать электронную подпись или обучать сотрудников, потому что они часто меняются, сложно перестраивать процессы и менять привычный уклад. Если на этом этапе всë хорошо — дальше процесс будет идти быстро.

Выбрать оператора и программное обеспечение. В этих вопросах нужно ориентироваться на свои задачи. Оператор должен обеспечивать безопасность и скорость работы, оперативно помогать решать технические вопросы, а программа должна быть интуитивно понятной и максимально закрывать потребности строительной организации. Хорошо, если получить доступ к документам возможно с любого устройства.
Для строительства существуют специальные системы электронного документооборота (СЭД). СЭД на стройке должен закрывать вопрос исполнительной и сметной документации. В идеале — давать больше возможностей: вести журналы учёта, создавать отчёты, взаимодействовать с контролирующими органами.

Подготовиться внутри компании. Прописать инструкции и внести изменения в учëтную политику, назначить ответственных лиц. В отдельном документе утверждают порядок обмена электронными документами: кто имеет право подписи, правила заполнения и хранения документов, в какие организации нужно предоставить бумажные варианты.

Заключить договор и получить электронные подписи. Это может занять несколько дней. Для получения квалифицированной электронной подписи (КЭП)нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр ФНС: заполнить анкету, оплатить счëт, предоставить документы и получить электронный ключ. Обычно ключ электронной подписи записывают на отдельную флешку. Если действовать через посредников, процесс может быть быстрее, но дороже. КЭП нужно обновлять каждый год.

Заключить соглашения с контрагентами. В соглашении обычно прописывают все подробности обмена электронными документами: формат, способ. Если документы подписываются через усиленную ЭЦП, а не КЭП — соглашение не нужно.

Обучить сотрудников. Электронный документооборот — отработанная технология, а программы — простые и понятные. Их часто сравнивают с электронной почтой. Сформировать и подписать документ так же легко, как отправить деловое письмо, а иногда легче: не нужно придумывать формулировки. Как правило, работать в программе люди учатся за один день, почти сразу привыкают к новой форме ведения документов и дают положительную обратную связь. Конечно, не все сотрудники в компании готовы сразу отказаться от привычных форматов. Бывает, что цифровизация встречает сопротивление, но, как правило, внутри компании это легко преодолимо.

ЭДО достаточно быстро вытесняет бумажную форму. Сейчас на него переходят государственные структуры и коммерческие организации, поэтому скоро цифровой документооборот на стройке станет не просто удобной опцией, а обязательным элементом взаимоотношений участников стройки.